Не знаете, как организовать конференцию? Следуйте этому пошаговому руководству. Организация конференции - это марафон, а не спринт. Итак, прежде чем мы перейдем к подробностям организации конференции, налейте себе чашку чая. Давайте поговорим об основах, которые быстро приведут вас к финишу. Обдумывая, как организовать конференцию, вам нужно сначала продумать каждую важную веху на этом пути. Прежде чем делать что-либо еще, продумайте каждый шаг, необходимые ресурсы и предполагаемую рабочую нагрузку. Вам нужно выделить достаточно времени (и рук), чтобы все сделать вовремя. И всегда неплохо оставлять место для маневра в сроки. 

1. Сформулируйте свою стратегию мероприятия

Организуете ли вы одноразовый научный конгресс или 75-е ежегодное собрание уважаемой ассоциации, ваш первый шаг в организации вашего мероприятия - обрисовать в общих чертах, чего вы надеетесь достичь. Рынок мероприятий занят - и становится все более загруженным. Расходы на мероприятия растут, поскольку все большее число организаций осознают ценность мероприятий как для их доходов, так и для их бренда. Если вы с самого начала четко понимаете, чего вы надеетесь достичь, организуя конференцию, это поможет вам выделить свое мероприятие среди 200 000 других. Размышляя о своей конференции, можете ли вы выразить, чего ваши делегаты хотят и что им нужно от вашей конференции? Вы понимаете, что мотивирует вашу аудиторию? У вас есть объединяющая идея для вашего мероприятия? Используйте этот шаблон стратегии мероприятий, чтобы помочь вашей команде сосредоточиться на том, что действительно важно. А лучше воспользоваться профессиональной помощью (подробнее здесь…).

2. Используйте конференц-технологии

Программное обеспечение для онлайн-конференций не является надстройкой. Это должно быть такой же частью организации конференции, как и выбор места или дат. Он устраняет бесконечные ручные задачи, помогает всей вашей команде работать вместе и обычно экономит ваши деньги в долгосрочной перспективе. Вы все усердно работаете над тем, как организовать конференцию, но, если вы не можете жить в одной комнате, как обеспечить, чтобы ваша команда могла делиться ресурсами и сотрудничать? Бесплатное программное обеспечение, такое как Slack для обмена сообщениями по проекту и Skype для групповых видеозвонков, может помочь вам не допустить, чтобы проблемы со связью переросли в проблемы, замедляющие процесс организации. А когда дело доходит до управления тысячей и одной задачей, связанной с организацией конференции, такое программное обеспечение, как Asana для управления проектами и Trello для управления задачами, может помочь вам двигаться вперед. Также абсолютно необходимо качественное программное обеспечение для управления конференциями для сбора и анализа представленных материалов, создания вашей программы и регистрации делегатов. Большая часть программного обеспечения для конференций будет иметь дополнительную стоимость, и она может быть значительной. Но мы не можем достаточно подчеркнуть, сколько времени (и стресса) это сэкономит вам. Кроме того, вы можете сэкономить деньги в долгосрочной перспективе, не платя за печать. Используйте контрольный список в этой электронной книге по планированию конференции, чтобы помочь вам найти подходящее программное обеспечение для конференции для вашего мероприятия.

3. Делегат, черт возьми

Организация конференции требует огромного объема работы, так что не перекладывайте ее на свои плечи, постарайтесь привлечь к работе свой оргкомитет. То, как вы организуете конференцию, скорее всего, будет зависеть от людей в вашей команде. Например, если у вас небольшая команда, каждый человек может отвечать за несколько областей. Но если у вас большая команда, вы можете назначить индивидуальную ответственность за такие вещи, как спонсорство, маркетинг и местные мероприятия. Помимо основных организаторов, вы также можете набирать студентов в качестве волонтеров, которые помогут вам в течение дня или с небольшими задачами в преддверии вашего мероприятия. Тщательно выбирайте свою команду. Ищите энергичных, организованных и целеустремленных командных игроков. И чтобы избежать смерти по решению комитета, убедитесь, что все ясно понимают, кто за что несет ответственность. Если вы не профессионал по организации мероприятий и впервые организуете конференцию, подумайте о том, чтобы получить помощь от профессионального организатора конференции (также известного как PCO или менеджер конференции). Что произойдет, если ваш пленарный докладчик уйдет за месяц до конференции? Или ваш поставщик AV уходит в самоволку за неделю до этого? Профессиональный организатор конференций уже видел все это раньше и, что особенно важно, знает, что делать, чтобы не сбиться с пути. Используйте этот шаблон для определения ролей и обязанностей вашего оргкомитета.

4. Продумайте свой бюджет и модель ценообразования

В отличие от большинства корпоративных или потребительских мероприятий, организация конференции обычно не ставит целью получение прибыли, но и не приносит убытков. Таким образом, создание подробного бюджета - важная часть процесса организации конференции. Если ваша конференция проводилась ранее, получите как можно больше отзывов от прошлогоднего председателя. Составьте как можно более четкое представление о ваших доходах и расходах. Но знайте, что здесь может быть немало догадок, и ваш бюджет будет меняться по мере продвижения вашего планирования конференции. Так что начните консервативно и масштабируйте по мере продвижения. И не забывайте, что регистрационные сборы - не единственный источник дохода для вашего мероприятия. Создавайте спонсорские пакеты и выясняйте, есть ли финансирование. Вы также можете просмотреть свои расходы и найти области, в которых можно сэкономить деньги, но не упускайте из виду важность создания положительных впечатлений для ваших делегатов в этот день. Если вы экономите на таких вещах, как AV или Wi-Fi, ваши делегаты не будут вам благодарны. Используйте этот шаблон для построения бюджета конференции и калькулятор для расчета стоимости гонораров.

5. (Тщательно) выберите место проведения

Какое бы место вы ни выбрали, оно должно соответствовать вашим потребностям (подумайте: достаточно комнат для всех ваших параллельных сессий) и потребностям ваших делегатов (подумайте: удобное, доступное место). Когда дело доходит до выбора места проведения конференции, на освещение и акустику часто не обращают внимания, но они имеют огромное влияние на впечатления делегатов. Запланируйте посещение места проведения мероприятия, когда проходит мероприятие с аналогичной обстановкой, чтобы увидеть, как залы работают. Кроме того, глядя на стоимость аренды помещения, ищите скрытые расходы, такие как плата за использование сторонних поставщиков, парковку или Wi-Fi. Когда дело доходит до общей стоимости, обсудите, что открыто, а что нет, и будьте готовы к переговорам. Какие стимулы добавит заведение? Скидки на номера для делегатов? Бесплатное проживание для членов вашего оргкомитета? Даже небольшие льготы, такие как трансфер от / до аэропорта или бесплатный чай и кофе, могут значительно сэкономить вашему оргкомитету.